Konec letošního roku představuje pro bývalá občanská sdružení a jejich organizační složky první termín tzv. povinných změn, které nastolila rekodifikace soukromého práva účinná od 1. 1. 2014. V rámci přípravy těchto změn mohou být prospěšné i informace a poznatky, které přinášíme v tomto článku.
1. Povinné změny a termíny
Povinnost provedení změn je dána úpravou obsaženou v zákoně č. 89/2012 Sb., občanský zákoník („OZ“), a dále v zákoně č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob („ZVR“).
Právní úprava sleduje pro povinné změny v zásadě dvě hlediska, a to hledisko časové a věcné. V praxi tato skutečnost znamená, že právnické osoby (obecně) jsou povinny do určitých zákonem stanovených termínů provést úpravu obsahu svých zakladatelských právních jednání (zakladatelských dokumentů) a zajistit zápis určitých skutečností do veřejného rejstříku, včetně doložení příslušných listin.
Pro občanská sdružení, která se od 1. 1. 2014 považují za spolky, stanoví OZ dva zásadní termíny. Prvním termínem je datum 31. 12. 2015, do kterého jsou spolky povinny uvést svůj název (včetně součásti vyjadřující právní formu) do souladu s novou právní úpravou. Novela OZ, o níž bylo původně uvažováno, měla přinést během letošního roku vynětí spolků z této obecné povinnosti; dnes je však již zřejmé, že taková změna s největší pravděpodobností přijata nebude, a proto je nutno počítat s tím, že povinnost spolků uvést svůj název do souladu s novou právní úpravou do 31. 12. 2015 trvá.
Druhým termínem je datum 31. 12. 2016, které se týká realizace ostatních povinných změn /úkonů, které lze rozdělit zhruba do 4 oblastí:
- uvedení stanov do souladu se zákonem;
- zápis povinných údajů o spolku / pobočném spolku do veřejného (spolkového) rejstříku, tj. údajů, které dosud nebyly zapsány včetně doložení těchto údajů nezbytnými listinami;
- zápis pobočných spolků do veřejného rejstříku, byly-li zřízeny;
- založení požadovaných dokumentů do sbírky listin.
Zdálo by se, že na tyto změny je ještě dostatek času, ale…
Podle zákona č. 549/1991 Sb., o soudních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů (§ 11 odst. 2 písm. u), jsou spolek, nadace, nadační fond, ústav a obecně prospěšná společnost osvobozeny od poplatků ve věcech veřejného rejstříku, a to pouze do data 30. 6. 2016. To znamená, že v ekonomickém zájmu spolku je provést všechny potřebné změny v termínu do 30. 6. 2016, byť právně je povinnost provedení změn dána až k 31. 12. 2016.
Vezmeme-li dále v úvahu, že změna názvu spolku je též změnou stanov a musí o ni rozhodnout nejvyšší orgán spolku (zpravidla členská schůze), je zřejmé, proč řada spolků dnes uvažuje o provedení všech změn najednou, a to již v termínu do 31. 12. 2015, tedy koncem tohoto roku. Z toho plyne závěr, že pro mnohé bude letošní podzim ve znamení příprav a realizace změn, o jejichž věcné náplni se zmiňujeme dále.
2. Změny stanov
Není ambicí tohoto článku rozebrat všechny změny stanov spolku, které je nutné, anebo vhodné provést. Zákonná úprava je naštěstí poměrně benevolentní, mnoho věcí striktně nepředepisuje, spíše umožňuje vlastní úpravu. Přesto však z diskusí na našich seminářích plynou některé nejasnosti, o nichž je třeba se zmínit.
2.1. Změna názvu
Pokud jde o název, ten musí odlišit právnickou osobu od jiné osoby a obsahovat označení její právní formy. Název nesmí být klamavý. Název spolku musí obsahovat slova „spolek“ nebo „zapsaný spolek“, postačí však zkratka „z. s.“.
Dotazy k názvu se často týkají zákonné možnosti, podle které právnická osoba nemusí přizpůsobovat svůj název požadavkům zákona, jsou-li pro to důležité důvody, zejména užívala-li právnická osoba svůj název dlouhodobě a je-li pro ni tak příznačný, že jeho zaměnitelnost nebo klamavost nelze rozumně předpokládat. S tímto ustanovením zatím nejsou v rejstříkové praxi soudů velké zkušenosti, nicméně bychom nedoporučovali na ně příliš spoléhat, neboť si nemyslíme, že by bylo prakticky aplikovatelné pro absolutní většinu existujících názvů spolků.
Bude zajímavé, jak se soudy obecně postaví k zaměnitelnosti názvu. Tím, že v minulosti v rámci evidence Ministerstva vnitra se u občanských sdružení zaměnitelnost názvů příliš neřešila, je dnes ve spolkovém rejstříku zapsána řada spolků se stejným, nebo velmi podobným názvem. Pokud taková situace existuje, lze jen doporučit v rámci změny názvu doplnit např. nějaký odlišovací znak, který učiní název jedinečným (např. označení lokality, v níž spolek vyvíjí svoji činnost apod.). Nicméně, až praxe ukáže, do jaké míry je tento problém významný.
V souvislosti s názvem se ještě mnohdy řeší otázka, zda zkratka z. s. (zapsaný spolek) obsažená v názvu má či nemá být oddělena čárkou. Podle názoru Ústavu pro jazyk český AV ČR jde jazykově o tzv. přístavek, který by správně měl být oddělen čárkou, nicméně praxe rejstříkových soudů připustila zápisy názvů s gramatickou chybou, tj. bez této čárky. „Označení typu právnické osoby a jejich zkratky, jako jsou např. s. r. o., spol. s r. o. (společnost s ručením omezeným), o. p. s. (obecně prospěšná společnost), a. s. (akciová společnost), v. o. s. (veřejná obchodní společnost), také chápeme jako přístavková spojení, proto je ve větě oddělujeme čárkou z obou stran. Je-li však daná společnost v obchodním rejstříku zapsána chybně (např. Alfa a. s.), pak se v praxi zpravidla vyžaduje, aby byl chybný zápis dodržen v dokumentech, které jsou nějak administrativně či právně závazné. Není-li v obchodním rejstříku zapsána čárka před zkratkou, ve větné souvislosti pak čárka nepatří ani za tuto zkratku“ – viz http://prirucka.ujc.cas.cz/?id=151#nadpis21.
2.2. Předmět činnosti spolku
O otázce předmětu činnosti spolku byla již napsána řada článků, vedených zejména snahou rozptýlit obavy, že by spolek nemohl poskytovat služby, včetně služeb sociálních. Přes množství těchto článků však málokterý z nich šel do skutečné podstaty věci.
Nejprve je třeba zdůraznit, že zákon rozlišuje kategorii „účelu“ spolku, „hlavní činnosti“ spolku a „vedlejší hospodářské činnosti“ spolku. Ve stanovách se podle OZ povinně uvádí pouze účel spolku (viz § 218 písm.b OZ); pojem účelu právnické osoby je upraven obecně v § 144 OZ, který stanoví, že právnickou osobu lze založit ve veřejném nebo soukromém zájmu. Řada stanov samozřejmě upravuje i „činnost“ spolku, ať již hlavní, či vedlejší hospodářskou; uvedení činnosti spolku ve stanovách je koneckonců i základem pro získání příslušného oprávnění (např. živnostenského, registrace apod.). Podíváme-li se do formuláře určeného pro zápis do spolkového rejstříku (resp. zápis změn), případně do některých zápisů spolků, které již změny provedly, je zřejmé, že se zde uvádí (tj. zapisuje) pouze účel spolku a vedlejší hospodářská činnost, pokud ji spolek provozuje.
Účel je v zákoně vymezen jednak obecně pro všechny právnické osoby (viz výše zmíněný účel založení ve veřejném nebo soukromém zájmu), jednak u jednotlivých právnických osob; u spolku zákon v § 214 odst. 1 stanoví, že „alespoň tři osoby vedené společným zájmem mohou založit k jeho naplňování spolek jako samosprávný a dobrovolný svazek členů a spolčovat se v něm“. Účelem spolku je tedy naplňování společného zájmu jeho členů. Vedle toho zákon v § 217 odst. 1 OZ zavádí pojem hlavní činnost, která s účelem spolku velmi úzce souvisí; hlavní činností spolku může být jen uspokojování a ochrana těch zájmů, k jejichž naplňování je spolek založen. Podnikání nebo jiná výdělečná činnost hlavní činností spolku být nemůže.
Co tedy z této právní úpravy prakticky vyplývá? Řada spolků vnímá, že účel jeho založení v podstatě koresponduje s hlavní činností, a proto ve spolkovém rejstříku do kolonky „účel“ zapisuje nejen jeho obecné vymezení, ale též činnosti spadající pod pojem hlavní činnost. Do kolonky „vedlejší hospodářská činnost“ pak zapisuje zpravidla obecné znění živnosti, k níž má živnostenské oprávnění (bez uvádění jednotlivých oborů živností, zapsaných v živnostenském rejstříku).
Sociální služby jako zvláštní kategorie
V této souvislosti vzniká logická otázka, kam a jak zapsat poskytování sociálních služeb podle zákona č. 108/2006 Sb., o sociálních službách, ve znění pozdějších předpisů. Předně je třeba říci, že řada spolků byla založena právě k poskytování sociálních služeb, a pokud zkoumáme celkové portfolio jejich činností a sledujeme i jejich obrat, zjistíme velmi často, že sociální služby představují činnost zcela dominantní, ne-li jedinou. Všeobecný konsensus asi panuje v tom, že sociální služby zcela nenaplňují znaky podnikání; tento pojem je dnes upraven zejména v § 420 odst. 1 OZ jako výdělečná činnost vykonávaná samostatně na vlastní účet a odpovědnost živnostenským nebo obdobným způsobem se záměrem činit tak soustavně za účelem dosažení zisku. Spolky jako tzv. „neziskové organizace“ mohou samozřejmě zisku dosahovat, avšak jeho využití je účelově omezené (§ 217 odst. 3 OZ). Poskytování sociálních služeb není (až na výjimečné případy soukromých zařízení pobytových služeb) činěno s cílem dosažení zisku, nýbrž s cílem zajištění služeb samotných; to však neznamená, že nutně musí jít o provoz ekonomicky ztrátový. Pokud dnes řešíme systém financování sociálních služeb na bázi tzv. vyrovnávací platby podle přímo použitelných předpisů EU o veřejné podpoře, jejíž pojmovou součástí je též tzv. přiměřený zisk, nemůžeme říci, že by takové služby nemohly být tzv. „výdělečné“. Názory, které výdělečnost sociálních služeb a priori popírají, nejsou podle našeho názoru opřeny o dobrou znalost všech aspektů systému financování sociálních služeb v praxi. Přijmeme-li tedy fakt, že sociální služby mohou být výdělečné, pak striktně vzato podle OZ nemohou být hlavní činností spolku.
Jak to řeší praxe?
Zápis sociálních služeb jako činnosti do veřejného rejstříku se netýká jen spolků, nýbrž celé řady jiných forem poskytovatelů (ústavů, obecně prospěšných společností, příspěvkových organizací apod.). Z již realizovaných zápisů u těchto organizací zjišťujeme, že poskytování sociálních služeb je zapisováno zcela nejednotně, a to jako předmět činnosti, předmět vedlejší činnosti, dokonce i jako předmět podnikání.
U spolků je praxe zatím sporadická, hlavní vlna zápisů nás teprve čeká. Protože u spolku se zapisuje do spolkového rejstříku účel spolku a předmět vedlejší hospodářské činnosti, připadá nám nejvhodnější a nejméně rizikový zápis poskytování sociálních služeb jako jedné ze součástí účelu spolku, a to zejména tam, kde sociální služby představují dominantní činnost spolku; asi nelze vyloučit i zápis do vedlejší hospodářské činnosti (možná pojmově čistší), avšak pouze v případě, že jde skutečně o vedlejší činnost spolku.
Podle našeho názoru není věc jednoznačně vyřešena a teprve rozhodovací praxe rejstříkových soudů ukáže, jaký způsob zápisu akceptují. Zatím o tom, jak se zdá, příliš nepřemýšlí.
2.3. Statutární orgán
Asi největší problém bude v praxi činit změna stanov v části týkající se statutárního orgánu, aby byla v souladu s novou právní úpravou. Převážná většina stávajících stanov občanských sdružení (spolků) totiž odpovídající úpravu této otázky neobsahuje buď vůbec, nebo v rozporu se současnou úpravou.
Jedná se zejména o úpravu následujících otázek:
- určení statutárního orgánu včetně toho, zda je tzv. individuální (např. předseda) nebo kolektivní (např. výbor, předsednictvo);
- v případě kolektivního orgánu určení, jak jeho členové zastupují spolek navenek; má-li spolek zaměstnance, též určení, který člen statutárního orgánu je pověřen právním jednáním vůči zaměstnancům;
- zda je působnost členů statutárního orgánu rozdělena podle určitých oborů;
- stanovení způsobu svolávání, jednání a rozhodování (usnášeníschopnost a hlasovací quorum, váha hlasů);
- určení, v jakém právním vztahu je funkce vykonávána (např. pracovněprávní, smlouva o výkonu funkce) a případně způsob stanovení odměny či náhrad výdajů.
V praxi dosavadních stanov občanských sdružení (spolků) docházelo velmi často ke směšování funkce výboru a předsedy výboru, předsedy spolku nebo dokonce ředitele spolku; není jasné, zda statutárním orgánem je výbor jako kolektivní orgán či předseda spolku nebo ředitel spolku jako individuální orgán; situace je navíc komplikována tím, že některé funkce jsou vykonávány v pracovněprávním vztahu, jiné za „odměnu“ či „náhrady“, jiné bezplatně. Zpravidla pak není jasné, kdo a v jakém rozsahu může spolek zastupovat, zda na základě pravomoci stanovené přímo ve stanovách, na základě písemného zmocnění nebo dokonce na základě pracovního zařazení v pozici vedoucího zaměstnance apod.
S ohledem na novou právní úpravu povinnosti tzv. péče řádného hospodáře členů orgánů, která plně dopadá i na spolky, bude nezbytné těmto otázkám věnovat maximální pozornost.
2.4. Ostatní změny
Při řešení změn stanov podle nové právní úpravy je nutno vzít v úvahu, že zákonná koncepce je založena v některých případech na tzv. kogentní úpravě (platí zákon a stanovy nemohou obsahovat odchylnou úpravu), v jiných případech na tzv. dispozitivní úpravě (stanovy mohou otázku upravit jinak než zákon). Vedle toho zákon v některých případech přímo předepisuje, jaké otázky musí být stanovami spolku upraveny. Vyznat se dobře v této úpravě není snadné, neboť zákon bohužel řadu věcí upravuje na různých místech. Určitou pomůckou je legislativní technika, vyjádřená zejména výrazy „stanovy určí“, „stanovy mohou určit“ (dobrovolná úprava), „neurčí-li stanovy jinak“ (možnost odchylky úpravy ve stanovách od úpravy zákonné).
Jako příklad „povinné úpravy“ ve stanovách lze uvést § 218 OZ, kde jsou uvedeny minimální požadavky na obsah stanov (název a sídlo spolku, účel spolku, práva a povinnosti členů vůči spolku, popřípadě určení způsobu, jak jim budou práva a povinnosti vznikat a určení statutárního orgánu. Na jiném místě, tj. konkrétně v § 244 OZ se uvádí, že stanovy určí, je-li statutární orgán kolektivní nebo individuální; podle § 247 OZ dále stanovy určí, který orgán je nejvyšším orgánem spolku. Dalším příkladem je postup podle § 235 OZ, podle kterého stanovy určí orgán spolku, který stanoví výši a splatnost členského příspěvku, ledaže je tato otázka předmětem přímé úpravy ve stanovách.
Jako příklad dobrovolné úpravy lze uvést § 220 OZ, který umožňuje ve stanovách zavést členství různého druhu, podle § 237 lze upravit jiné způsoby zániku členství, než jsou stanoveny v zákoně, dále podle § 243 mohou stanovy určit i jiné orgány spolku, než jsou předvídány zákonem, podle § 262 odst. 2 pak mohou stanovy určit přísnější pravidla pro neslučitelnost funkcí členů orgánů apod.
Jako typický příklad výslovné možnosti odchýlit se úpravou ve stanovách od úpravy zákonné lze uvést § 232 OZ, podle kterého lze umožnit přechod členství ve spolku na právního nástupce, dále § 240 umožňující svěřit rozhodování o vyloučení člena jinému než statutárnímu orgánu spolku (zpravidla členské schůzi), § 246 OZ umožňující odchylnou úpravu trvání funkčního období členů volených orgánů spolku, nebo § 249 umožňující ve stanovách odchylně upravit lhůtu pro svolání zasedání členské schůze.
Některá ustanovení OZ je však třeba s ohledem na jejich dikci, význam a způsob úpravy považovat za kogentní, tedy neumožňující jinou úpravu ve stanovách. Příkladem může být úprava podmínek a způsobu svolání tzv. náhradního zasedání členské schůze podle § 257 OZ; řada spolků má dnes ve stanovách zakotvenu možnost konání tzv. náhradní členské schůze 1 hodinu poté, kdy se nesejde původně svolaná členská schůze v dostatečném počtu členů, aby byla schopná usnášení. To již podle nové právní úpravy nelze.
3. Zápis povinných údajů o spolku / pobočném spolku
Ke dni 1. 1. 2014 provedl rejstříkový soud do spolkového rejstříku zápis všech spolků resp. pobočných spolků, které byly do té doby vedeny v evidenci občanských sdružení Ministerstva vnitra. Šlo však o zápis pouze vybraných údajů, které musí být doplněny resp. změněny. Zapsanými údaji jsou datum zápisu, datum vzniku, název, sídlo (adresa), identifikační číslo a právní forma. Nedošlo-li ke změně zapsaných údajů, nemusí se tyto nyní měnit; výjimku tvoří pouze výše popsaná povinná změna názvu spolku resp. pobočného spolku.
Mezi další údaje, které však bude nutno do spolkového rejstříku zapsat, patří zejména vymezení účelu, předmět vedlejší hospodářské činnosti, je-li spolkem vykonávána, systém orgánů (údaj, zda je statutární orgán individuální, nebo kolektivní), název nejvyššího orgánu spolku, název statutárního orgánu a počet členů statutárního orgánu, jméno a adresa bydliště nebo sídla každého člena statutárního orgánu spolu s uvedením způsobu, jakým tento orgán právnickou osobu zastupuje, a údajů o dni vzniku nebo zániku jejich funkce; u fyzické osoby datum narození, rodné číslo, bylo-li jí přiděleno (to se však nezveřejňuje), a adresa místa pobytu, popřípadě také bydliště, liší-li se od adresy místa pobytu; je-li zřízen kontrolní orgán, jeho název a počet členů kontrolního orgánu a obdobné údaje ohledně jeho členů, jako v případě statutárního orgánu spolku.
4. Zápis pobočných spolků do spolkového rejstříku
Má-li spolek zřízeny tzv. pobočné spolky (bývalé organizační jednotky občanského sdružení), provádí se ve spolkovém rejstříku dvojí zápis. Jednak jako součást zápisu hlavního spolku, kde se uvede v kolonce „pobočný spolek“ název, adresa a IČ všech pobočných spolků, které hlavní spolek má.
Vedle toho je předmětem samostatného zápisu samotný pobočný spolek, u něhož se zapisují obdobné údaje, jako v případě spolku hlavního, navíc název, adresa a identifikační číslo hlavního spolku, rozsah práv a povinností pobočného spolku podle stanov hlavního spolku, jakož i rozsah ručení hlavního spolku za dluhy pobočného spolku podle stanov hlavního spolku.
Skutečnosti, které se zapisují do spolkového rejstříku, je třeba doložit relevantními listinami. Jejich orientační seznam lze nalézt na stránkách https://or.justice.cz/ias/ui/podani.
5. Založení dokumentů do sbírky listin
Podle § 72 ZVZ je spolek povinen předložit rejstříkovému soudu listiny zakládané do sbírky listin. Jestliže je určitý údaj zapsán ve veřejném rejstříku, avšak ve sbírce listin není uložena odpovídající listina, poznamená rejstříkový soud tuto skutečnost do sbírky listin a vyzve zapsanou osobu, aby listinu bez zbytečného odkladu předložila.
Sbírka listin obsahuje u spolků stanovy spolku a usnesení ustavující schůze spolku, byl-li spolek založen usnesením ustavující schůze, rozhodnutí příslušného orgánu spolku o založení, zrušení nebo přeměně pobočného spolku, rozhodnutí o volbě nebo jmenování, odvolání nebo doklad o jiném ukončení funkce osob, které jsou členem statutárního orgánu …. nebo se podílejí na řízení nebo kontrole právnické osoby, výroční zprávy, řádné, mimořádné a konsolidované účetní závěrky, nejsou-li součástí výroční zprávy, stanoví-li povinnost jejich uložení do sbírky listin zákon upravující účetnictví osob a vyžaduje-li jejich vyhotovení jiný zákon, návrh rozdělení zisku nebo vypořádání ztráty a jejich konečnou podobu, nejsou-li součástí účetní závěrky, a zprávu auditora o ověření účetní závěrky, další listiny, o kterých tak stanoví zákon, nebo o jejichž uložení požádá zapsaná osoba, má-li na tom právní zájem; mezi takové listiny náleží např. listina osvědčující právní důvod užívání prostor, v nichž je umístěno sídlo spolku, jde-li o prohlášení vlastníka nemovitosti, nesmí být starší 3 měsíců a podpis na něm musí být úředně ověřen (souhlas se sídlem).
6. K případnému „vyčlenění“ pobočného spolku
Vedle výše popsaných povinných změn uvažují některé pobočné spolky o získání vyšší míry samostatnosti, než jakou disponují jako pokračovatelé organizačních složek občanských sdružení. V takovém případě jde o jakési „vyčlenění“ pobočného spolku ze spolku hlavního; cílem takového postupu je buď vznik samostatného spolku, nebo „transformace“ na novou právní formu ústavu.
K této problematice nutno zdůraznit, že pobočný spolek je v možnostech „vyčlenění“ či „transformace“ zákonem výrazně omezen. Podle § 3045 OZ se „sdružení podle zákona č. 83/1990 Sb., o sdružování občanů, ve znění pozdějších předpisů, považují za spolky. Sdružení má právo změnit svoji právní formu na ústav nebo sociální družstvo podle jiného zákona.“ Změnu právní formy může tedy udělat právnická osoba jako celek (spolek), nikoli její organizační součást (pobočný spolek). Přestože je pobočný spolek zapsán ve spolkovém rejstříku, má vlastní IČ a ze stanov hlavního spolku vyplývá jeho „plná“ právní osobnost (včetně prakticky neomezeného dispoziční práva s majetkem), zůstává jeho právní osobnost odvozená. V praxi to znamená, že „oddělením“ od právní osobnosti spolku hlavního (z nejrůznějších důvodů) pobočný spolek svoji právní osobnost ztrácí. V důsledku této právní úpravy se tedy pobočný spolek nemůže vyčlenit, aby vznikl samostatný spolek, nemůže ani provést přímou změnu právní formy (transformaci) na ústav.
Přesto však některé pobočné spolky „transformaci“ na ústav realizují. Transformace na ústav v tomto pojetí představuje soubor postupně realizovaných kroků směřujících k zániku (resp. omezení činnosti) pobočného spolku na straně jedné a založení ústavu jako nové právnické osoby, která bude nadále zajišťovat úkoly do té doby realizované pobočným spolkem, na straně druhé.
Nově založený ústav nebude „právním nástupcem“ pobočného spolku v pravém slova smyslu. Bude mít jiné IČ a novou historii. Bude tedy spíše „pokračovatelem“ činnosti pobočného spolku s tím, že však některé prvky právního nástupnictví budou zachovány (např. převod zaměstnanců, převod smluv apod.). Pokud ústav navíc v zakladatelském právním jednání deklaruje, že je pokračovatelem činnosti pobočného spolku, usnadní mu to řadu vysvětlování při zachování kontinuity některých činností.
Realizace transformace vyžaduje dobrou přípravu, dostatek času a hlavně načasování jednotlivých kroků, aby byl zajištěn plynulý přechod mezi ukončením činnosti v rámci pobočného spolku a jejím započetím pod hlavičkou ústavu. V oblasti sociálních služeb potřeba dobrého načasování platí dvojnásobně, neboť váže mj. na možnost ucházet se o veřejné prostředky v dotačních a jiných řízeních.
